A legklasszikusabb szakma az ügyviteli titkár, röviden fogalmazva titkár vagy titkárnő. A legkeresettebb munkakörök egyike, hiszen minden – kisebb-nagyobb – cégnek szüksége van egy olyan megbízható munkatársra, aki kézben tartja a dolgokat, aki mindig mindenről tud, úgyis mondhatnánk, hogy az ügyviteli titkár a cég ütőerén tartja a kezét. Ráadásul a 21. század munkahelye szinte már kényezteti a kollégákat.

Ügyviteli titkár a szürke eminenciás

Kétfajta munkaerő létezik: egyik, aki a reflektorfényben látható, és nap mint nap kemény döntéseket kell hoznia, míg a másik, aki a háttérben a szürke eminenciás szerepébe helyezkedik, és folyamatosan teszi a dolgát, odafigyel mindenre. Utóbbiak közé tartoznak az ügyviteli titkárok, akikre legalább ugyanolyan nagy szükséges van egy cégnek, mint a vezetőkre, hiszen ha az ügyviteli titkár nem figyel oda a mindennapi dolgokra, akkor hogyan tudnának döntéseket hozni a vezetők. Ez a fajta kettőség, ha úgy tetszik, szimbiózis minden vállalkozás meghatározó tényezője, és alapvetően befolyásolja a cég sikerét. Ennek köszönhetően egy valódi tudással felvértezett, EFEB-es OKJ-s végzettséggel rendelkező ügyviteli titkár a gazdaság legkülönbözőbb területein is elhelyezkedhet, mondhatjuk, hogy jolly joker állás, hiszen nélkülük nem működik egyetlen vállalkozás sem.

Az iroda lelke: az ügyviteli titkár

Sokak számára irigyelt állás az ügyviteli titkáré, hiszen egész nap ül az irodában, és teszi a dolgát, gondolhatják sokan, pedig egy igazán jó ügyviteli titkárt éppen azért becsülnek meg minden cégnél, mert úgy teszi a dolgát, hogy az mindig professzionális asszisztencia legyen a vezetőség számára. Már a szó, hogy iroda is óriási változáson ment keresztül az elmúlt évszázadokban. Az első ügyviteli titkárok, még ha természetesen más néven is, az olasz bankházakban jelentek meg a kora újkorban, ahol a könyvelést, a bevétel-kiadási munkákat látták el, fenntartották a kapcsolatot az ügyfelekkel, amire ma azt mondanánk, hogy jó kommunikációs készséggel rendelkeztek.

Aztán egyre több vállalkozás kezdett saját irodát kialakítani, ahol ügyviteli titkárokra volt szükség, majd a 19-20. században már a maihoz némileg hasonló struktúrájú munkahelyek jöttek létre, ahol az ügyviteli titkárok a napi ügymenet kulcsszereplői lettek. A munkakörülmények is hatalmas fejlődésen mentek keresztül az elmúlt évszázadokban, manapság pedig már rá sem ismernénk egy irodára, amit mondjuk húsz éve alakítottak ki, hiszen hatalmas változásokat idéztek elő a technológiai forradalom vívmányai. Mégis magas szintű műszaki ellátottság ide vagy oda, az emberi tényező mindig is alaptényező lesz egy jól működő cégnél, ekképpen az iroda lelke maga az ügyviteli titkár.

A technológia az ügyviteli titkárok keze alá játszik

Az ezredfordulót követően kibontakozó új munkakultúrák legfontosabb kritériumai a kényelem, a komfortérzet, az egészség és a jóléti szolgáltatások. Vagyis a munkatársak, köztük az ügyviteli titkárok magas színvonalú tevékenységük ellenértékeként a jó fizetésük mellett igényes munkakörülményeket kapnak, a legmenőbb technológiai cégek alkalmazottaira – pl. a Google vagy a Microsoft – szokták mondani, hogy tejben-vajban fürdenek. Valóban, a 21. században a munkavállaló és így persze az ügyviteli titkár a cég legfőbb értéke lett, amelynek hatékonysága csak úgy biztosítható, ha ergonomikus, környezetbarát és emberközpontú munkaállomásokat biztosítanak számukra.

Az internet, az okostelefonok, a laptopok, a vezeték nélküli hálózatok korában a munkavégzés fizikai megterheltsége drasztikusan csökken, egyre nagyobb hangsúly helyeződik a kommunikációra, az interaktív kapcsolatokra, az együttműködésre és a csapatmunkára, amely egy karakteres ügyviteli titkár számára maga a paradicsom, hiszen ki ne szeretne egész nap kommunikálni, kapcsolatot teremteni.

A multik aranybányái

A magyar gazdaság jelentős részét a nemzetközi vállalatok működtetik, akik a nyugati sztenderdek alapján alakítják ki hazai munkahelyeiket. Itt az ügyviteli titkár is a már előbb említett körülmények között dolgozhat, és ami még fontosabb: abszolút mértékben professzionálisan működnek ezek a vállalkozások. A magas szintű munkaszervezés a dolgozónak, így az ügyviteli titkárnak is kedvező, hiszen hatékonyan és logikusan kell nap mint nap munkálkodnia, nincsenek fölösleges körök, nincsenek értelmetlen munkafolyamatok, amelyek növelik az alkalmazottak kudarcérzetét, így mindig olyan feladatokat kell megoldaniuk, amelyeket meg is lehet, ezáltal a sikerélmény garantált.

A multik magyarországi munkakultúrájára a legjobb példa a szolgáltatóközpontok térnyerése Budapesten és a vidéki nagyvárosokban. Ezek az irodák néha több száz munkatársat alkalmaznak, a nagy multicégek a világ számos régiójából szervezik ki Magyarországra az ügyfélközpontjukat vagy pénzügyi-ügyviteli háttértevékenységüket, ahol a világ legkülönbözőbb részeiről érkeznek a kollégák. Ebben a nemzetközi hangulatban igazán kitűnő körülmények várják a dolgozókat, köztük az ügyviteli titkárokat, hiszen e végzettség birtokában számtalan munkakört el lehet látni. Gondoljunk csak azokra a cégekre, akik játékszobát, relaxáló helyiségeket, kávézókat, zuhanyzókat tartanak fel, közösségi programokat szerveznek, vagyis az ügyviteli titkárok számára a modern munkahelyi kultúrák már-már a földi paradicsom részei.